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SEPA-Serie Teil 3: SEPA und die Kontoauszugsverarbeitung

Welche Anpassungen notwendig sind, um auch unter SEPA hohe Zuordnungsquoten sicherzustellen

Eine SEPA-Umstellung im Bereich der Kontoauszugsverarbeitung sollte schrittweise erfolgen. In einer ersten Phase ist die technische SEPA-Fähigkeit herzustellen. Dazu gilt es, die bestehenden Selektionskriterien (Grobfilter) und  Suchmuster (Feinfilter) anzupassen, um die automatische Buchungsquote unter Beibehaltung der Kontoauszugsformate MT940 / DTI sicherzustellen.

In einer zweiten Phase kann dann das Thema CAMT-Kontoauszugsformate (053 / 054) betrachtet werden. Hier ist eine detaillierte Analyse der jeweiligen Formate und deren Inhalte für jede einzelne Hausbank notwendig. Erst nach einer Bewertung der Analyseergebnisse sollte entschieden werden, ob und wann für welche Bank auf CAMT umgestellt werden soll. Um auch hier eine hohe automatische Buchungsquote abzusichern, sind die verschiedenen Elemente (Selektionskriterien, Suchmuster, etc.) zu prüfen und in Bezug auf die CAMT-Formate anzupassen. Da es derzeit keine regulatorischen Vorgaben für die Nutzung von CAMT-Formaten gibt, sollte die schrittweise Umstellung erst nach Kenntnis sämtlicher Sachverhalte erfolgen.

SEPA-Zahlungen sind durch Absender-/Empfängerinformationen IBAN + BIC gekennzeichnet. Solange man noch die ‚alten‘ Kontoauszugsformate MT940 und DTAUS verwendet, werden diese Informationen teilweise in den Verwendungszweck (DTAUS) geschrieben, da dieses Format keine Felder für derlei Informationen enthält. Um diese zusätzlichen Verwendungszweckinformationen nicht falsch zu interpretieren, müssen bestehende Buchungsregeln und Suchfunktionen in der genutzten Kontoauszugsverarbeitungssoftware analysiert und entsprechend adaptiert werden.Zudem wurden für die verschiedenen SEPA-Zahlungen neue Geschäftsvorfallcodes definiert. In diesem Zusammenhang sind die bisherigen Selektionskriterien zu aktualisieren, da nur so sichergestellt werden kann, dass eine korrekte Zuordnung von Kontoauszugspositionen zu den Buchungsregeln erfolgt.

Mit SEPA werden ebenfalls neue Rückläufergründe zum Einsatz kommen. Hier ist darauf zu achten, dass die verarbeitenden Systeme diese interpretieren können und diese bei der Buchung berücksichtigen. Die Weitergabe der neuen Rückläufergründe für Folgeprozesse muss gewährleistet werden.

Wie im Detail die heute genutzten Buchungsregeln und deren Selektionskriterien anzupassen sind, muss unternehmensindividuell analysiert und ausgewertet werden.

Unsere FinanceSuite AutoBank Automatic Cash Application ist für die SEPA Herausforderungen selbstverständlich bestens ausgerichtet und ermöglicht die flexible Anpassung der Buchungsregeln. Wenn Sie Unterstützung dabei und/oder der Umstellung weiterer, von SEPA betroffenen Bereiche benötigen, sprechen Sie uns gerne an.