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SEPA et mandats de prélèvement : gestion de mandats, signatures, etc.

Alors que la conversion de virement aux formats SEPA reste relativement simple, la conversion de mandats de prélèvement recèle encore quelques ambigüités. Et cela, surtout en ce qui concerne la forme des mandats de prélèvement. Les règlements SEPA prescrivent un document original écrit à la main afin qu'un prélèvement puisse être perçu comme autorisé. Alternativement, des « e-mandats » peuvent être utilisés. Ces e-mandats ne sont toutefois pas encore disponibles en Allemagne. Dans la loi allemande relative à SEPA, il est stipulé que les prélèvements sous forme « texte » peuvent aussi être acceptés. Cependant, comme le montre un article paru dans « Der Treasurer » (18/2013), des discussions à ce sujet sont encore présentes. Nous conseillons aux entreprises de contacter leurs banques afin de clarifier quels prélèvements sont acceptés.

Ce qui est clair, c'est que SEPA apporte aux entreprises le défi de créer/d'adapter leur gestion de mandats. Jusqu'à présent, lors de la modification d'adresses, de noms, de numéros de compte ou autres données du même type, les entreprises créaient un nouveau mandat. Cela n'est pas possible avec SEPA. À partir du 1er février 2014, les mandats existants doivent être actualisés lorsque des modifications surviennent. Les modifications doivent être conservées dans une gestion de mandats. La gestion de mandats doit permettre l'établissement d'un historique complet des mandats, afin de pouvoir, pour les retours de prélèvement par exemple, vérifier et suivre rapidement et de manière aisée le cycle de vie et le statut d'un mandat.

De plus, les mandats de prélèvement doivent être envoyés à l'avenir au format XML. Si une entreprise possède plusieurs systèmes hôtes, la migration SEPA représente un grand défi, au niveau du temps mais aussi de l'investissement financier et humain. La migration SEPA est difficile lorsque de tels systèmes ne peuvent pas tout simplement être actualisés. Il faut alors en changer la programmation. Pour tous ces cas de figure, Hanse Orga propose une solution qui peut être intégrée directement au système SAP central de l'entreprise. Avec la FinanceSuite, tous les mandats sont gérés de manière centralisée afin qu'un contrôle et un suivi transparents, recouvrant tout le groupe, puissent être effectués. Un moteur de conversion permet de transformer les formats de mandats existants, comme DTA, en nouveaux formats XML. Grâce à une fonction d'enrichissement, les mandats de prélèvement existants peuvent être automatiquement complétés par les données supplémentaires nécessaires à SEPA. En ce qui concerne les rejets, la solution « FinanceSuite Gestion de mandats » permet, dans le système, un traitement automatisé et une adaptation pertinente des données du mandat.