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SEPA und Lastschriftmandate: Mandatsverwaltung, Unterschriften etc.

Während die Umstellung von Überweisungen auf die SEPA-Formate vergleichsweise einfach ist, birgt die Umstellung der Lastschriftmandate noch einige Unklarheiten. Gerade in Bezug auf die Form der Lastschriftmandate gibt es noch einige Unsicherheiten. Denn in der Regel schreiben die SEPA-Regularien ein per Hand unterschriebenes Original vor, damit eine Lastschrift als autorisiert angesehen wird. Alternativ können auch sogenannte e-Mandate verwendet werden. Diese sind in Deutschland jedoch noch nicht verfügbar. In dem deutschen Begleitgesetz zu SEPA wurde festgelegt, dass auch Lastschriften in Textform angenommen werden dürfen. Wie ein Artikel in „Der Treasurer“ 18/2013 kürzlich aufgezeigt hat, gibt es hierzu aber durchaus noch Diskussionen. Unternehmen sollten am besten direkt mit ihren Banken sprechen, um zu klären, welche Lastschriften jeweils angenommen werden.

In jedem Fall bringt SEPA die Anforderung, dass Unternehmen künftig ihre Mandatsverwaltung anpassen bzw. einrichten müssen. Während bei Änderungen von Adressen, Namen, Kontonummern oder ähnlichem Unternehmen bisher einfach ein neues Mandat ausgestellt haben, ist dies unter SEPA nicht mehr möglich. Denn ab dem 1. Februar 2014 müssen bestehende Mandate bei Änderungen entsprechend aktualisiert werden. Die Änderungen müssen in einer Mandatsverwaltung nachgehalten werden. Dies soll eine vollständige Historie der Mandate ermöglichen, um beispielsweise bei Rücklastschriften den Lebenszyklus und Status eines Mandates schnell und übersichtlich prüfen und nachvollziehen zu können.

Zudem müssen Lastschriftmandate künftig im XML-Format versendet werden. In den Fällen, in denen Unternehmen über viele verschiedene Host-Systeme verfügen, bedeutet die Umstellung auf das neue SEPA-Format eine große zeitliche und kostenintensive Herausforderung. Insbesondere dann ist die Umstellung schwierig, wenn solche Systeme nicht einfach aktualisiert werden können, sondern aufwendig umprogrammiert werden müssen. Hierfür bietet die Hanse Orga eine Lösung, die direkt in das zentrale SAP-System des Unternehmens integriert werden kann. Mit der FinanceSuite werden alle Mandate zentral verwaltet, so dass ein konzernweites, transparentes Monitoring möglich wird. Eine Conversion Engine wandelt bestehende Mandatsformate wie DTA in die neuen XML-Formate um. Mit einer Anreicherungsfunktion können bestehende Lastschriftmandate um die zusätzlichen Angaben automatisch ergänzt werden, die unter SEPA nötig werden. Im Fall von Rücklastschriften sorgt die Lösung für eine automatisierte Verarbeitung und eine entsprechende Anpassung der Mandatsangaben im System.

Wenn Sie weitere Informationen zum Thema SEPA, Mandate etc. wünschen, stehen wir Ihnen gerne zu Verfügung.