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Zentralisierung der Zahlungseingangsverarbeitung – was Shared Service Center in Kombination mit Collection Factorys leisten können

Shared Service Center und Collection Factorys sind Begriffe, die heute in aller Munde sind. Das haben wir auch an den hohen Teilnehmerzahlen bei unserem Webinar zum Thema Shared Service Center im September festgestellt (Nehmen Sie Kontakt auf, wenn Sie die Aufzeichnung des Webinars erhalten möchten). Aber was genau verbirgt sich dahinter, und wie können Sie damit die Zahlungseingangsverarbeitung verbessern? Warum setzen Unternehmen vermehrt darauf, und was gilt es bei der Einführung zu beachten? Diese Fragen wollen wir hier kurz beantworten, denn vielleicht überlegen Sie selbst, eine solche zentrale Abwicklungsstelle für Ihr Unternehmen umzusetzen und suchen eine erste Einführung.

Bündelung von Aufgaben an einer zentralen Stelle
Shared Service Center sind, wie der Name es schon verrät, eine zentrale Instanz in Unternehmen, die sich mehrere Unternehmenseinheiten teilen und in denen verschiedene Aufgaben des Unternehmens gebündelt werden. Häufig sind das Aufgaben aus den Bereichen Personalmanagement und Finanzen, die an einem Ort zentral abgewickelt werden. Eine Collection Factory unterstützt diese Organisation und ermöglicht die damit einhergehende Prozessoptimierung mit den notwendigen Funktionalitäten.

Optimal bei komplexen Unternehmensstrukturen
Ein Shared Service Center ist immer dann besonders sinnvoll, wenn ein Unternehmen über mehrere Tochtergesellschaften bzw. Ländergesellschaften verfügt. Denn durch diese komplexen Unternehmensstrukturen werden häufig Aufgaben doppelt ausgeführt und eine zentrale Kontrolle über die Cashflows des Unternehmens ist kaum möglich. Zahlreiche Banken und Banking Tools, die von mehreren Mitarbeitern an verschiedenen Standorten genutzt werden und oft eine unsichere Zwischenspeicherung auf Unternehmenslaufwerken erfordern, all dies birgt Risiken und macht Prozesse ineffizient.

Effizienz, zentrale Kontrolle und Collections "on behalf of"
Genau aus diesem Grund setzen Unternehmen vermehrt auf  Shared Service Center, denn diese ermöglichen effizientere Prozesse und eine zentrale Kontrolle über alle sensiblen Daten und Zahlungsströme. Wer einen Schritt weiter gehen und beispielsweise auch Collections „on behalf of“ durchführen oder den gesamten Prozess Forderungsmanagement technisch optimiert in SAP abbilden möchte, der kann eine Collection Factory umsetzen. Dann kann die Collection Factory, die in der Unternehmenszentrale, in einem Shared Service oder selbst in einer Tochtergesellschaft angesiedelt sein kann, die Kontoauszüge sowie alle weiteren relevanten Daten von Kunden „im Auftrag für“ alle Ländergesellschaften zentral verarbeiten. Dadurch stehen dem Management essenzielle Cashflow-Daten besonders schnell und zuverlässig für wichtige Entscheidungen zur Verfügung.

Die Hanse Orga hat bereits einige Shared Service Center und auch Collection Factory Ansätze erfolgreich begleitet und Kunden weltweit bei der Prozessoptimierung unterstützt. Die in SAP-integrierten FinanceSuite-Lösungen haben sich dabei besonders bewährt, da sie grundsätzlich alle in SAP verfügbaren Formate unterstützen sowie zahlreiche weitere Formate inklusive SEPA, CGI und alle gängigen lokalen Formate. Das ist besonders in der Zahlungseingangsverarbeitung wichtig, da im Gegensatz zu ausgehenden Zahlungen die Unternehmen nicht die Formate selbst bestimmen können, sondern die unterschiedlichsten Formate verarbeiten müssen, die sie von Kunden erhalten.

Mit den FinanceSuite-Lösungen können Unternehmen die besondere Herausforderung, die durch die unterschiedlichen Formate entsteht, souverän meistern. Ein Beispiel, wie die FinanceSuite AutoBank Automatic Cash Application im Shared Service Center eingesetzt wird, finden Sie in der Case Study über die Siemens AG.
Für weitere Informationen zu Collection Factorys allgemein, schauen Sie sich auch gerne unser Whitepaper (Englisch) zu diesem Thema an.
Wenn Sie mehr erfahren möchten, sprechen Sie uns gerne an, und lassen Sie sich die Vorteile der Lösungen in einer unverbindlichen Live-Demo zeigen.