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SEPA-Serie Teil 2: Warum ist SEPA jetzt wichtig und was ist zu tun?

Wir nennen Ihnen die wichtigsten Zeitfenster und Regularien, die jetzt beachtet werden müssen und geben Tipps, wie Sie die SEPA-Umstellung gezielt anpacken können.

Mit der Einführung von SEPA soll der innereuropäische Zahlungsverkehr vereinheitlicht und dadurch vereinfacht werden. Deshalb hat das Europäische Parlament gemeinsam mit dem European Payments Council eine EU-Verordnung beschlossen, damit bis zum 1. Februar 2014 alle Unternehmen innerhalb des SEPA-Raums (Single Euro Payments Area) ihren Zahlungsverkehr auf die neuen, standardisierten SEPA-Formate umstellen.

 

EU-Verordnung: SEPA ist Pflicht!

Bei SEPA handelt es sich also nicht um eine freiwillige Umstellung, sondern die Migration ist Pflicht! Das bedeutet, dass sich Unternehmen innerhalb des SEPA-Raums dringend fit für SEPA machen müssen. Ansonsten riskieren sie, dass die Abläufe nach dem Umstellungsdatum nicht mehr reibungslos funktionieren. Dabei ist nicht nur der ausgehende Zahlungsverkehr betroffen, sondern auch in den Zahlungseingangs- und Kontoinformationen werden dann nur noch SEPA-Formate aufgeführt, die den offenen Posten zugeordnet werden müssen. Wenn die Systeme für die automatische Zuordnung nicht rechtzeitig darauf eingestellt sind, dann kann es zu deutlichem Mehraufwand und zu einem Rückgang der automatischen Trefferquoten kommen. Zudem sind auch andere Bereiche betroffen, die ein Unternehmen nicht immer gleich im Blick hat: die Stammdaten müssen um die neuen Bankkennungen IBAN und BIC aktualisiert werden,  eine Mandatsverwaltung  für die neuen SEPA-Formate muss eingerichtet werden, Formulare und Verträge müssen angepasst werden. Auch das Reporting ist betroffen, und sogar die Bereiche Marketing, CRM und Vertrieb sind von der SEPA-Umstellung berührt.Jetzt handeln!Deswegen ist es jetzt wichtig, dass Unternehmen umfassende Maßnahmen ergreifen! In einem ersten Schritt sollte ein Projektverantwortlicher im Unternehmen ernannt werden, der alle Effekte von SEPA kennt und die Entwicklungen im Blick behält. Denn SEPA ist ein Entwicklungsprozess, bei dem Standards und Regularien oft weiterentwickelt werden. Dann sollte im Unternehmen eine Analyse durchgeführt werden, welche Auswirkungen SEPA auf das Unternehmen und seine Abteilungen und Prozesse hat. Ergebnis der Analyse muss ein Projektplan sein, der Verantwortlichkeiten und Meilensteine definiert, damit die Umstellung noch rechtzeitig gelingt.


Was muss in Ihrem Unternehmen bis zum SEPA-Stichtag am 1. Februar 2014 funktionieren?

Die SEPA-Verordnung des Europäischen Parlaments sieht die folgenden Punkte vor, die bis zum 1. Februar 2014 von den Unternehmen umgesetzt sein müssen:

  • IBAN und BIC ersetzen ab dem SEPA-Stichtag die bisherigen Kontonummern und Bankkennungen im SEPA-Zahlungsverkehr
  • Überweisungen müssen auf die SEPA-Formate umgestellt werden
  • Lastschriften müssen auf SEPA-Formate umgestellt werden:  Die SEPA B2B-Lastschrift ersetzt den bisherigen Abbuchungsauftrag für Firmenkunden, und Einzugsermächtigungen von Verbrauchern werden in die SEPA-Basislastschrift umgewandelt.
  • SEPA-Mandate: Einzugsermächtigungen können zwar bestehen bleiben, müssen aber mit SEPA-Informationen angereichert werden. Eine SEPA-fähige Mandatsverwaltung muss eingeführt sein, inklusive Gläubiger-Identifikationsnummer, Mandatsreferenz, Prenotifikation zur Information der Kunden über Einzugsfristen und Fälligkeitstermine.
  • Außerdem: Interne Prozesse und Systemlandschaften müssen fit für SEPA gemacht werden.

 

Zusammengefasst bedeutet dies…

  • SEPA ist unvermeidlich und mittlerweile zeitkritisch
  • SEPA hat Auswirkungen auf viele Bereiche im Unternehmen
  • SEPA bedeutet neue Formate
  • SEPA hat zur Folge, dass ohne Anpassungen in der Kontoauszugsverarbeitung die „Trefferquote“ sinken wird
  • SEPA bedingt, dass die Formate für den Zahlungsverkehr angepasst werden müssen!

 

Wenn Sie Fragen zur SEPA-Umstellung haben, stehen wir bei der Hanse Orga Ihnen mit Rat und Tat zur Seite!  Mit unseren über 25 Jahren Erfahrung und Spezialisierung in Cash Management/Treasury, Zahlungseingangsverarbeitung und Zahlungsverkehr/Bankenkommunikation unterstützen wir Sie gerne. Die Hanse Orga beherrscht neben der reinen Organisationsberatung auch „die Technik“ und kann sie liefern.


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